Enkele weken geleden mocht het eindelijk weer. Astrid en ik troffen elkaar op een terras bij de Reeuwijkse Hout, in de zon, uitkijkend op de plas.
Astrid ken ik als opdrachtgever van een project dat ik geleid heb. Beide hebben we hier goede herinneringen aan.
Ik had haar al een tijdje niet gezien of gesproken, zoals dat wel vaker gaat.
Na een ‘corona-proof’ maar hartelijke begroeting, vroeg ik hoe het met haar ging. De zon verdween uit haar gezicht. Er had na ons gezamenlijke project een nieuw project gelopen waarvan de resultaten conform afspraak waren opgeleverd. De implementatie daarna was minder succesvol, het had veel langer geduurd en het had niet de beoogde verandering teweeggebracht.
Onrust onder medewerkers: opeens moesten zij anders gaan werken. “Hier hadden ze geen tijd voor, want de productie moest gehaald worden!”. Leidinggevenden gingen uiteindelijk door de knieën en lieten toe dat nog op de oude voet kon worden doorgegaan. Maar dat werkte weer niet met het nieuwe systeem en de bijbehorende keten. Andere afdelingen werden kwaad, want die kregen de gevolgen hiervan op hun bordje. Er klopte helemaal niets meer van en het eerst zo veelbelovende project had tot grote chaos en ontevredenheid geleid. Dan maar terug naar het oude vertrouwde? ... Dat kan toch niet!
Astrid zuchtte diep.
Laten we gauw iets lekkers bestellen.

Het introduceren van de andere manier van werken met het nieuwe systeem brengt veranderingen met zich mee voor de medewerkers en voor leidinggevenden. Naast het leren werken met het nieuwe systeem kan het gaan over aanpassen van gedrag, over afscheid nemen, over gewijzigde posities in de organisatie, over veranderende invloed en aanzien in de organisatie. Noem maar op.
De impact van die veranderingen zijn door de organisatie en de opdrachtgever onderschat en niet eerder dan bij de start van de implementatie diepgaand aan de orde gekomen, terwijl we weten dat veranderen voor velen lastig is. Eigenlijk veel lastiger dan het opleveren van projectresultaten.

Bij het opstarten van een project moet, naast alle tastbare zaken, aandacht gegeven worden aan de betekenis voor de medewerkers en de leidinggevenden in termen van beleving, gedrag, houding e.d., kortom aan de veranderingsaspecten. Daarmee start de bewustwording bij jou als opdrachtgever en andere belanghebbenden over de impact van de verandering binnen de volledige organisatie én hoe daarop geanticipeerd kan worden.

In alle fases van een project wordt aandacht gegeven aan de concrete projectresultaten enerzijds en aan de verandering in houding en gedrag anderzijds. Dat geldt zowel voor het bereiken van de beoogde eindsituatie als voor de reis daar naartoe. De reis is het project en de manier waarop het project bestuurd, uitgevoerd en beheerst wordt. Immers het resultaat van en het gedrag in het project dienen congruent te zijn met die van de beoogde eindsituatie. Het is dichtbij, het gaat over het hier en nu in het project. Over gedrag in het project, dus zowel over je eigen gedrag als opdrachtgever, als die van de projectleider en zijn team. Voorbeeldgedrag is en blijft cruciaal om verandering in gang te zetten en te bestendigen.

Het kan voorkomen dat gevoeligheden in de organisatie bloot worden gelegd die eerder veilig voort bestonden in de organisatie, in de onderstroom. Het vraagt durf en vasthoudendheid van jou als opdrachtgever om (relevante!) gevoeligheden op het juiste moment bespreekbaar te maken en ze niet onder de oppervlakte te laten verdwijnen. Gebeurt dat toch, dan wordt daar later de rekening voor gepresenteerd.
De projectleider speelt een belangrijke rol. Die helpt jou als opdrachtgever in je rol te komen, door te spiegelen, te signaleren, te adviseren en in samenspraak interventies in te zetten. Dat vraagt om je sensitiviteit, vasthoudendheid, creativiteit, flexibiliteit en dus lef!

Borging van de verandering start op dag 1. Wanneer structuur en verandering hand-in-hand gaan in de voorbereiding en in de uitvoering van het project dan groeit het draagvlak voor de aanstaande veranderingen. Sterker nog, die is al gaande tijdens het project. De verandering zal meer organisch verlopen, in kleinere stappen, met kansen op tussentijdse bijstellingen van het resultaat mocht dat nodig zijn en houdt je wendbaar. Veranderingen vragen nog steeds energie, die is echter gespreid over langere tijd. De energie zal anders van kleur zijn. De effectiviteit zal in ieder geval veel groter zijn.

De lunch smaakte uitstekend. Het was heerlijk om op een zonnig terras een goed gesprek te voeren over hoe een volgende implementatie wel succesvol kan worden aangepakt. Astrid en ik namen tevreden afscheid met de belofte dat de volgende afspraak niet zo lang op zich mag laten wachten als deze; misschien wel weer op een kantoor.